„Per daug susitikimų“ ir „Per daug laiko sugaištama neproduktyviuose susitikimuose“. Kai įmonė kovoja su mažu darbuotojų įsitraukimu, jūs visada rasite vieną iš šių skundų šalia sąrašo viršaus.
Tai atrodo kaip skundai dėl susitikimų, tačiau iš tikrųjų tai yra teiginiai apie nepagarbos jausmą.
Kai kas nors sako, kad dalyvauja per daug susitikimų, jie sako, kad žmonės, šaukiantys šiuos susitikimus, nekreipia dėmesio į visus kitus svarbius darbus jų lėkštėje. Darbuotojas eina į daugiau susitikimų, nei leidžia jų darbo krūvis, verčiantis pavogti laiko nuo pertraukų, atostogų ir šeimų, kad galėtų atlikti darbą, kurį turi atlikti, kad gautų atlyginimą.
Kai kas nors skundžiasi dėl laiko gaišimo * neproduktyviuose * susitikimuose, jie sako, kad susitikimo vadovas nepakankamai gerbė komandą, kad suplanuotų produktyvų susitikimą. Paskubėjęs lyderis gali tvirtinti, kad jie tiesiog neturėjo laiko parengti susitikimo plano, kuris jį dar labiau pablogina, nes dabar labai aišku, kad lyderio laikas yra brangus, tačiau priimtina švaistyti visų kitų laiką.
Gerai veikiančios organizacijos tinkamu laiku organizuoja tinkamus susitikimus su reikiamais žmonėmis. Jie gerbia laiką, kurį darbuotojai investuoja į susitikimus, ir užtikrina, kad jis būtų produktyviai naudojamas.
Laiko pradžia ir pabaiga yra svarbi, kaip ir sąžiningas laiko pasidalijimas susitikimo metu. Galbūt dar svarbiau yra tai, kad dėmesingi lyderiai stengiasi suplanuoti susitikimus, kurie kuo labiau trukdytų kitiems darbams ir išvengtų nereikalingų dalyvių nepatogumų.
Pateikiame penkis būdus, kaip sustiprinti pagarbą planuojant susitikimus.
1. Suplanuokite susitikimus natūraliu perėjimo laiku, kad sumažintumėte užduočių keitimo laiką.
Veiksmingas planavimas pagerina dėmesį susitikimų metu, sumažina užduočių keitimo išlaidas ir padidina produktyvų kitų darbų laiką. Užduočių perjungimas yra laikas, kurio reikia norint nukreipti dėmesį nuo vienos užduoties į kitą ir vėl susitelkti. Užduoties keitimo laiko nuobauda gali prasidėti nuo papildomų 10–50 minučių nuo dienos.
Susitikimai vyko pirmą kartą ryte, prieš vidurdienio pertrauką, o dienos pabaigoje derinkitės prie tų laikų, kai darbas jau natūraliai sutrinka. Tai sukuria tik vieną, o ne dvi užduočių keitimo pertraukas kiekvienam susitikimui.
2. Suplanuokite susitikimus, turėdami pakankamai laiko pasirengti.
Kad susitikimo laikas būtų produktyvus ir sutelktas, visi turės ateiti pasiruošę. Jiems reikės laiko peržiūrėti darbotvarkę, perskaityti visas ataskaitas ir apsvarstyti užduotus klausimus.
Susitikimai, numatyti mažiausiai prieš dvi dienas, suteikia žmonėms laiko ateiti pasiruošusiems.
3. Palikite laiko tarp susitikimų pereiti.
Produktyvūs susitikimai prasideda laiku, o tai tampa neįmanoma, kai žmonėms trūksta laiko, reikalingo palikti vieną susitikimą ir patekti į kitą.
Dienomis, kuriose vyksta keli susitikimai, susitikimų planavimas baigtis likus ne mažiau kaip 10 minučių iki kito susitikimo pradžios, užtikrina, kad žmonės turėtų laiko grakščiai pereiti. Tai yra pakankamai laiko, kad galėtumėte greitai nuvykti į tualetą ir pateikti keletą skubių pranešimų, o tai labai skiriasi kiekvieno žmogaus gebėjimu susikaupti.
4. Užblokuokite visą ar pusę dienos kaip „be susitikimų“ laiką.
Gerai dirbantys asmenys reguliariai blokuoja laiką, kurį nori atlikti. Žinomas kaip laiko blokavimas, jūs galite padauginti šią naudą visoje grupėje, paskirdamas laiko susitikimams be susitikimų.
Tai leidžia visiems žinoti, kad jie gali tikėtis turėti kelias valandas iš eilės, kad kiekvieną savaitę atliktų individualų darbą, palengvindami planavimą, sumažindami nerimą ir padidindami produktyvumą. Tai ypač svarbu žinių darbuotojams, kuriems reikia didelių nepertraukiamo laiko blokų, kad jie galėtų atlikti savo geriausią darbą ir „įsitraukti į srautą“.
Pavyzdžiui, mūsų komanda palieka antradienius ir penktadienius be susitikimų.
5. Padarykite susitikimus neprivalomus.
Galiausiai paprasčiausias būdas gerbti kiekvieno laiką yra pagarba jų sprendimams, kaip tą laiką geriausiai panaudoti. Jei jūsų komanda mano, kad susitikimų yra per daug, praneškite jiems, kad jie gali atsisakyti bet kokio susitikimo, kuris, jų manymu, nereikalingas jų darbui.
Ir jei jie mano, kad susitikimas nėra produktyvus, laikykitės „dviejų kojų dėsnio“. Tai leidžia ramiai išeiti iš susitikimo, kai supranti, kad tai nėra tinkamas jūsų laiko išnaudojimas.
Jei jūsų organizacija stengiasi, kad neproduktyvūs susitikimai nepatektų į kalendorių, įgyvendinkite tik kelis iš šių patarimų, nes politika suteiks galingą pagarbos žinią. Kai dirbate planuodami susitikimus, kuriuose atsižvelgiama į kiekvieno žmogaus laiką, jums bus naudingiau, jei turėsite daugiau įsitraukusių ir ištikimų darbuotojų, kurie paskirs tą laiką jums.
